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22 mars 2017

Une secrétaire personnelle 24h/24 pour ton entreprise

Secrétaire 24h/24

Tu es en train de ranger les rayons de ta boutique quand tu penses à une amélioration que tu pourrais apporter à ta page Facebook. Parfois même, c’est sous la douche qu’il te vient une super idée à tester dans ton business. Les idées s’enchaînent alors, se bousculent, tu es inspiré … si bien qu’à chaque fois, tu te dis que c’est tellement génial que tu ne risques pas d’oublier tout ça. Mais voilà, au moment d’y revenir pour approfondir un peu à un moment plus propice, dans le meilleur des cas tu ne te souviens pas de tout, tu n’es plus dans le même état d’esprit inspirant qui t’aurait permis de mettre un super truc en œuvre, et dans le pire des cas … tu ne te souviens même plus de ce que c’était cette brillante idée. Ne t’inquiète pas, ce n’est pas forcément Alzheimer qui te guette, c’est juste que ton cerveau est tellement occupé à droite et à gauche, sollicité dans de nombreux domaines à longueur de journée, que si tu ne creuses pas un peu plus une idée sur le moment même où tu l’as, elle risque de t’échapper pour un bon bout de temps.

La solution ? Avoir une secrétaire personnelle qui te suit 24h/24 (et oui, même dans la salle de bains puisque c’est là que tu as de bonnes idées !) pour noter au fur et à mesure tout ce que tu veux améliorer ou mettre en place. Bon je l’avoue, tu risques d’avoir du mal à trouver du personnel aussi dévoué, sans parler du coût financier pour ton entreprise … Alors comment faire, parce que c’est quand même dommage de perdre ces bonnes idées et de ne pas avoir l’occasion de plancher davantage dessus !

Des outils pour conserver ses idées

Je n’ai pas de solution miracle à te proposer. Tant qu’on n’a pas trouvé le moyen de commander notre ordinateur par la pensée pour lui faire inscrire dans un dossier toutes nos idées lumineuses pendant que nous on fait autre chose, il va donc falloir se débrouiller autrement. Voyons voir ce qu’on peut faire avec un système D alors… L’objectif est de disposer d’un moyen pour noter ou enregistrer notre idée et quelques pistes de réflexion complémentaires, dans les minutes qui suivent le moment où on la trouve, avant de partir sur autre chose. Ensuite il faut pouvoir la retrouver facilement pour travailler dessus à un moment plus favorable. Parce que si tu es comme moi, avec 100 idées nouvelles à l’heure, le problème se répète à longueur de journée donc il faut à la fois conserver cette idée quelque part (puisque mon cerveau s’amuse à me les cacher de temps en temps, me les enfouir au plus profond de mes pensées !) et l’organiser un minimum pour qu’elle ne se mélange pas à toutes les autres qui ne sont pas encore réalisées … Ça va tu me suis toujours ?

Carnet et crayonPour trouver une réponse, on va avoir deux clans : les adeptes du papier, et les accros à l’électronique. Si tu es dans le 1er groupe, je te conseille de te balader partout avec un petit carnet et un crayon (style écrivain inspiré quoi !). Dès que tu as une idée, tu notes les grandes lignes, ce que ça t’inspire et les pistes à explorer. Sur le moment tu ne fais que ça pour aller au plus vite et passer à autre chose. Par contre le soir, tu reprends ton carnet et tu surlignes avec des fluos pour organiser tes idées : par exemple le jaune pour les produits à mettre en place, le bleu pour tout ce qui touche à ta page Facebook … Et une fois par semaine, tu te dégages du temps pour creuser ces idées.

Avantage : c’est simple à mettre en place, pas cher (et ça peut rapporter gros comme dirait une pub !).

Inconvénient : quand on a plein d’idées, même en mettant des codes couleurs, ça peut être dur de s’y retrouver et on ne peut pas rajouter des infos au fur et à mesure, à moins de prendre une page par idée pour se garder de la place.

OnenoteMaintenant si tu es un peu plus geek, tu peux utiliser ton smartphone ou ta tablette, grâce à plusieurs outils. Pour organiser tes notes, tu peux utiliser des applis comme onenote ou evernote qui te serviront de carnet, accessible partout, y compris sur ton ordi, et même hors connexion. Tu crées des « classeurs » avec des « pages » à l’intérieur, tu organises le tout comme tu veux et tu peux aussi y mettre des codes couleur pour t’y retrouver. Tu peux même ajouter des pièces jointes ou des compléments d’information au fur et à mesure que tu travailles sur l’idée. Autre gros avantage à mes yeux, tu peux faire des recherches grâce à un système d’étiquettes (des mots-clés) ou directement avec le mot recherché comme dans google (en fonction de l’appli que tu as choisi), donc c’est plus facile de retrouver une idée bien précise.

Avantage : ça te suit partout sans rien emmener de plus que ton téléphone, c’est facile à organiser et à compléter.

Inconvénient : certains trouvent que c’est plus long de taper que d’écrire (et il faut quand même faire un peu attention dans la salle de bain si tu n’as pas l’intention de changer ta tablette prochainement et qu’elle n’est pas étanche !)

Des astuces pour enregistrer n’importe quand

ListnoteÇa c’est la fonction de base pour garder une trace de tes notes. Mais on peut encore améliorer tout ça. Parce qu’imagine que l’idée te vienne en conduisant : pas possible de prendre des notes, et je te vois mal t’arrêter sur le bas-côté à chaque fois que tu penses à quelque chose d’utile ! Et bien si tu as un smartphone : il te suffit de télécharger une appli comme listnote (pour Androïd, mais il y a d’autres applis sous IOS) qui fonctionne avec la reconnaissance vocale. Tu lui dictes ton idée, elle te l’écrit dans une petite note et tu la reprendras dans ton carnet (virtuel ou pas) quand tu arriveras à bon port ou ce soir ! Petite mise en garde tout de même : déjà tu ne peux faire ça en conduisant que si tu as un kit main libre pour dicter (pas la peine de m’envoyer tes amendes si tu avais le téléphone en main pour utiliser l’appli en conduisant). Et il faut avouer que la reconnaissance vocale fonctionne pas trop mal seulement si l’ambiance est plutôt calme donc même pas la peine d’essayer si tu roules en pick-up des années 80 ! A toi de tester si tu trouves ça pratique ou pas, mais ça peut être pas mal pour une solution gratuite.

Dictaphone PhilipsMoi j’ai opté pour quelque chose d’un peu plus coûteux mais qui me rend bien des services : un dictaphone avec reconnaissance vocale. Tu sais, c’est le genre de dictaphone que les docteurs ont au cinéma (ou dans la vraie vie d’ailleurs) quand ils parlent tout sérieusement en indiquant la ponctuation ! Du genre : « Je rencontre le patient X – virgule – âgé de 35 ans – virgule – qui consulte ce jour pour une fièvre récurrente depuis 1 an au moins – point ». Et oui, c’est particulier, il faut apprendre à parler un peu plus lentement, indiquer la ponctuation et bien articuler, mais au final quand je branche le dictaphone sur mon ordi, j’utilise le logiciel fourni avec, qui me retranscrit tout ce que j’ai dicté en texte. Je n’ai plus qu’à corriger les éventuelles erreurs et à copier-coller dans mon onenote. Du coup j’ai toujours mon dictaphone sur moi (ça fait classe non !) pour me servir de deuxième cerveau. Au pire si c’est un peu bruyant ou que je n’ai pas trop le temps (ou l’envie) de lui dicter correctement, je m’enregistre tout simplement et je n’aurais plus qu’à réécouter plus tard pour taper tout ça. Et si tu ne veux pas avoir l’air bête à parler tout seul, tu peux le mettre à l’oreille comme un téléphone pour faire croire que tu parles à quelqu’un ! Si tu veux voir à quoi ressemble le mien, je te mets le lien ici pour que tu vois à quoi ça ressemble et ses fonctionnalités.

Le système gagnant ?

Au final, tu te demandes peut-être ce que je peux bien noter à longueur de journée pour avoir besoin d’une secrétaire à temps plein ? Tu penses que ce n’est pas vraiment indispensable ? Et bien moi je t’assure que je ne vivrais pas sans (même à la retraite, ça me servira pour faire le programme de tout ce que je veux faire !). Parmi les choses que je note en ce moment : je me forme beaucoup (sur internet, en vidéo ou avec des livres) donc je prends des notes et parfois ça m’inspire d’autres idées à mettre en œuvre. J’écris régulièrement des articles sur mon blog ou ma page Facebook donc là aussi, j’ai un stock d’idées à partager que je complète au fur et à mesure. Pour mon business, j’ai des idées de nouveaux produits, de partenariats, des points précis pour certains clients, des tâches à ne pas oublier, … Pour tout ça, le carnet ne suffit plus pour moi, mais comme je ne veux pas surcharger mon cerveau, j’ai trouvé la combinaison gagnante pour déléguer : dictaphone + onenote = secrétaire organisée et disponible 24h/24 partout dans le monde (enfin tant que j’ai de l’électricité pour recharger !)


A toi de trouver ta secrétaire idéale. Mais je t’encourage vraiment à tester parce que tu verras que si tu sais que tu as un moyen de récupérer tes idées pour les exploiter plus tard, et bien tu auras de plus en plus d’idées qui te viendront : ton cerveau n’ayant plus à se concentrer sur la mémorisation, il peut se permettre d’être plus créatif et te suggérer des pistes dont tu ne te pensais pas capable d’imaginer… Tu ne donneras peut-être pas suite à toutes ces idées (celles qu’on trouve la nuit sont parfois farfelues quand même), mais dans le lot il y en aura sûrement de bonnes qui te feront bien avancer.

N’hésite pas à me poser des questions si tu veux en savoir plus sur la manière dont je fonctionne ou si tu veux partager ta manière de faire à toi. De mon côté, je cherche encore le moyen de noter les idées la nuit : tu connais l’expression « la nuit porte conseil ». Et bien je te confirme, je trouve plein de solutions la nuit, sauf que je ne peux pas écrire ou dicter sans réveiller mon mari alors il faut que je trouve quelque chose pour décharger mon cerveau discrètement … Si tu as une idée, partage une page onenote avec moi !

 

25 Comments on “Une secrétaire personnelle 24h/24 pour ton entreprise

Richardmof
9 mai 2018 chez 14 h 55 min
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11 mai 2018 chez 14 h 51 min
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